Recommandations en matière de langues officielles (LO)

Pour toutes les réunions et activités, veuillez consulter les documents Pratiques efficaces régissant la présidence des réunions bilingues et des présentations provenant de l’externe et Réunions bilingues : passons à l’action! du commissaire aux langues officielles.

Réunion ou événement unilingue (recommandé)

Il est recommandé que les petites réunions dont le profil linguistique du public est connu soient unilingues.

Par exemple, une réunion d’équipe avec seulement des présentateurs anglophones devrait être tenue en une seule langue. Pour les petits événements, les activités d’apprentissage et les ateliers, si cela est possible, prévoyez deux séances présentant le même contenu : une en anglais et une en français, afin de répondre aux besoins de tous les employés (avec ou sans handicaps).

Cela évite d’exclure les participants unilingues et simplifie le recours à des services d’interprétation et de sous-titrage. Cette option est également particulièrement bénéfique pour les employés en situation de handicap cognitif.

Dans l’invitation à la réunion, signalez la possibilité (si cela est requis ou demandé) d’assister à la séance dans l’autre langue.

Options d’interprétation simultanée :

• MS Teams: un lien de réunion Teams et deux lignes d’audioconférence (une en anglais et une en français). Les interprètes porteront des casques et écouteront la réunion Teams tout en traduisant à l’oral sur la ligne de conférence. Les participants écouteraient alors la langue de leur choix et les questions/réponses seraient entendues sur la ligne de conférence dans la langue officielle choisie par le participant. Les participants doivent désactiver le son sur leurs lignes de téléconférence (si cela ne peut être effectué par l’hôte), afin de ne pas interrompre l’interprète ou de créer un écho.
• Zoom: les comptes Entreprise de Zoom proposent des flux d’interprétation simultanée. Les interprètes écoutent le flux principal tout en traduisant à l’oral sur les flux audio anglais ou français. Les participants peuvent choisir d’écouter les flux de la langue d’origine, en anglais ou en français. Cela est également avantageux pour les interprètes en langue des signes utilisant Zoom, car ils peuvent interpréter directement du flux en anglais vers le flux en français.
• Par l’intermédiaire des Services de gestion d’événements et de conférences, vous pouvez réserver leurs studios et ils organiseront l’appel Teams, WebEx ou Zoom pour vous. Dans ce cas, vous devez organiser les services de traduction par l’un des fournisseurs de service.

Réunion ou événement bilingue (non recommandé)

Pour les événements plus importants ou en cas de profil linguistique de public inconnu, une réunion bilingue est recommandée pour répondre aux besoins de tous les employés (avec ou sans handicaps).

• Les réunions, événements et conférences de grande envergure nécessitent des services d’interprétation simultanée pour répondre au mieux aux besoins de tous les participants.
• Au cours de la réunion, annoncez au préalable la langue qu’utilisera le présentateur, afin de fournir un préavis suffisant aux participants pour accéder au service de traduction pertinent.
• Si le présentateur change de langue, cela doit également être annoncé au préalable en insérant une pause.
• Éviter les changements fréquents de langue.
• Ajoutez un résumé dans l’autre langue officielle après chaque sujet ou unité logique, indiquant clairement ce qui a été dit. Cela a l’avantage de constituer en outre une occasion d’apprentissage d’un point de vue de langue officielle et n’ajoute pas beaucoup de temps.