Exigences et meilleures pratiques d'accessibilité pour Excel

Introduction

Qu’est-ce qu’une exigence?

Les exigences sont une liste de règles à respecter. Le non-respect d’une exigence créera des obstacles pour les utilisateurs. Les exigences se fondent sur la norme CAN/ASC – EN 301 549 : Exigences d’accessibilité pour les produits et services TIC – 10. Documents non Web – Normes d’accessibilité Canada.

Qu’est-ce qu’une pratique exemplaire?

Le respect des pratiques exemplaires permet d’améliorer encore davantage l’expérience des utilisateurs. Dans de nombreuses situations, le respect des pratiques exemplaires permet de s’assurer que les exigences sont satisfaites.

Veuillez noter que certaines des pratiques exemplaires énumérées dans le présent document sont des exigences pour le contenu Web destiné au public. Lors de la création de matériel qui doit être publié sur le site Web du gouvernement du Canada, les règles énoncées dans le Guide de rédaction du contenu du site Canada.ca – Canada.ca prévalent.

Structure

Exigences

• Veillez à ce que les éléments de chaque feuille soient présentés dans un ordre logique (par exemple, de gauche à droite et de haut en bas) afin de conserver l’ordre significatif requis.
• Utilisez les styles Microsoft intégrés pour les tableaux.
• Veillez à ce que les propriétés du document aient un titre décrivant le sujet ou l’objectif.

Pratiques exemplaires

• Chaque feuille doit comporter un titre décrivant le sujet ou l’objectif de la feuille.
• Utilisez un titre unique pour chaque feuille.
• Retirez les feuilles vierges.
• Évitez d’utiliser Excel comme guide ou guide d’utilisateur, ou lorsqu’il y a un grand volume de texte.
• Masquez les colonnes et les lignes inutilisées.
• Précisez les propriétés du document en ajoutant un sujet et un nom d’auteur aux propriétés du document.
• Évitez d’utiliser un objet WordArt dans les titres de tableaux.
• Évitez d’utiliser des objets SmartArt complexes.
• Utilisez les options Microsoft intégrées pour l’espacement entre les lignes, l’espacement entre les paragraphes et autres.
• Évitez de cacher du texte sous des images ou d’autres objets.
• Évitez d’utiliser des ombres ou des images en arrière-plan.

Mise en forme du texte

Exigences

• Les utilisateurs peuvent personnaliser l’espacement, la taille et le style du texte pour en faciliter la lecture, sans perte de contenu ou de fonctionnalité.

Pratiques exemplaires

• Utilisez une police de taille allant de 11 à 14 points.
• Choisissez des polices sans empattement, comme Aptos, Arial, Calibri ou Helvetica.
• Modifiez l’espacement entre les paragraphes et les lignes à l’aide des styles intégrés pour ajouter de l’espace au lieu d’ajouter des espaces vides (invisibles).
• Évitez de mettre de grandes quantités de texte en italique, en gras et en majuscules.
• Évitez de souligner du texte, car il simule un lien hypertexte.
• Évitez d’utiliser de grandes quantités d’objets WordArt.
• Évitez les espaces vides, les tabulations ou les retours à la ligne pour la mise en forme.
• Évitez d’utiliser un texte entièrement justifié.

Lisible

Exigences

• Utilisez un langage de révision approprié pour préciser correctement toutes les langues de texte utilisées dans le document.
• Les documents Excel doivent être unilingues. Actuellement, Excel ne permet pas aux utilisateurs de déterminer des langues distinctes.

Pratiques exemplaires

• >Ajoutez une feuille d’instructions indiquant aux utilisateurs comment parcourir le document.
• Utilisez un langage simple et clair et des phrases courtes.
• Écrivez les acronymes en toutes lettres la première fois que vous les utilisez.
• Écrivez les acronymes en majuscules.
• Évitez toute confusion découlant de l’utilisation d’un style trop simple ou condescendant.
• Évitez d’ajouter un point ou une apostrophe aux acronymes.
• Choisissez un vocabulaire simple et des structures simples.
• Utilisez un langage facilement compréhensible par votre public cible.
• N’écrivez pas de phrases de plus de 20 mots.

Hyperliens

Exigences

• Utilisez des liens hypertextes descriptifs (indiquant où ils mènent). Veillez à ce que le texte de l’hyperlien soit clair lorsqu’il est lu « hors contexte ».

Pratiques exemplaires

• Changez la couleur du texte de l’hyperlien pour qu’il soit différent du texte environnant, et soulignez le texte de l’hyperlien pour qu’il soit différent du texte environnant.
• Utilisez le même texte d’hyperlien si plusieurs liens mènent au même endroit.
• Évitez certains hyperliens, comme « cliquez ici » et « lien vers ».
• Utilisez le titre de la page de destination comme texte de l’hyperlien.
• Utilisez un texte d’hyperlien concis et facile à comprendre.
• Indiquez la langue du texte de l’hyperlien, par exemple, Texte de l’hyperlien (anglais uniquement), si la page de destination n’est accessible que dans une seule langue.

Utilisation de la couleur

Exigences

• Ne transmettez pas d’information uniquement par la couleur.
• Assurez un contraste de couleurs suffisant entre le texte et l’arrière-plan.
  • Contraste de couleur minimal de 4,5:1 pour l’ensemble du texte et sa couleur de fond pour les textes de taille normale (police inférieure à 18 points ou inférieure à 14 points en gras).
  • Contraste de couleur minimal de 3:1 pour tout le texte et sa couleur de fond pour les textes de grande taille (police d’au moins 18 points ou d’au moins 14 points en gras).
  • Contraste de couleur minimal de 3:1 ou plus pour tout le contenu non textuel et toutes les couleurs adjacentes.

Pratiques exemplaires

• Essayez de dépasser les exigences minimales en matière de contraste des couleurs.
• Ajoutez des textures et des motifs en plus des couleurs aux objets, comme les diagrammes à barres et les diagrammes circulaires.
• Ajoutez des légendes, des étiquettes de données et des légendes d’appel pour informer les lecteurs au sujet des données figurant dans les graphiques et les tableaux.
• Utilisez un outil de test du contraste des couleurs pour veiller à ce que les couleurs soient conformes aux exigences (voir : Analyseur de Contraste couleur – Catalogue des applications).
• Améliorez le contraste des couleurs en ajoutant des bordures de couleur contrastante autour des éléments visuels, comme des diagrammes à secteurs et des diagrammes à barres empilées.
• Augmentez l’espace blanc entre les segments du diagramme circulaire pour améliorer le contraste des couleurs.

Images

Exigences

• Toutes les images et tout le contenu ne renfermant pas de texte, comme les saisies d’écran, les graphiques, les infographies et autres, doivent être accompagnés d’un texte de remplacement permettant d’avoir la même compréhension.
  • Ajoutez de brefs textes de remplacement pour les images simples.
  • Ajoutez à la fois un texte de remplacement court et un texte de remplacement long (descriptions longues) aux images plus complexes qui nécessitent plus que quelques phrases courtes pour décrire entièrement tous les renseignements visuels requis.

Pratiques exemplaires

• Ajoutez de longues descriptions à proximité de l’image ou dans une section de l’annexe qui est réservée à cette fin.
• Utilisez du texte de remplacement unilingue.
• Essayez d’ajouter du texte de remplacement en anglais d’une longueur maximale d’environ 140 caractères.
• Essayez d’ajouter du texte de remplacement en français d’une longueur maximale d’environ 170 caractères.
• Évitez les images de texte.
• Nommez les images au moyen d’un numéro de figure ou d’un nom et faites-y référence de manière appropriée dans le texte de remplacement.
• Ajoutez le tableau de données sous l’image dans le cas d’images complexes, comme les graphiques et les diagrammes.
• Ajoutez du texte de remplacement aux tableaux et aux graphiques.
• Décrivez dans le texte de remplacement les caractéristiques de l’image si elles sont essentielles à la compréhension de l’information.
• Évitez d’utiliser certains mots, comme « image de » ou « graphique de », dans le texte de remplacement.
• Indiquez qu’il s’agit d’images purement décoratives dans le texte de remplacement lorsque c’est le cas.

Tableaux

Exigences

• Définissez une ligne d’en-tête significative pour chaque tableau.
• Utilisez les styles de tableau intégrés de Microsoft.

Pratiques exemplaires

• Utilisez des structures de tableaux simples.
• Évitez d’utiliser des tableaux pour la mise en page.
• Évitez d’ajouter des cellules vides dans un tableau.
• Évitez de fusionner les cellules des tableaux.
• Évitez de diviser les cellules du tableau.
• Évitez les tableaux imbriqués (tableau dans un tableau).
• Divisez les tableaux complexes en plusieurs tableaux simples.
• Modifiez les styles de tableau intégrés s’il y a lieu pour ajouter des couleurs ou des bordures.
• Utilisez une liste si le tableau contient des données simples.
• Nommez les tableaux au moyen d’un numéro de figure ou d’un nom et renvoyez-y de manière appropriée.
• Ajoutez une légende de tableau pour fournir du contexte avant le tableau.

Vidéos ou audio

Exigences

• Dans le cas de tous les vidéos et le contenu audio préalablement enregistrés :
  • Ajoutez des légendes qui fournissent une compréhension et des renseignements équivalents.
  • Ajoutez des transcriptions qui fournissent une compréhension et des renseignements équivalents.
  • N’ajoutez pas de contenu qui clignote plus de trois fois par seconde.
  • Ajoutez des commandes de lecture, soit démarrage, pause et arrêt, accessibles à l’aide du clavier.

Pratiques exemplaires

• Évitez d’intégrer des vidéos et fournissez plutôt un lien vers l’emplacement de la vidéo.
• Évitez les vidéos trop longues afin d’empêcher les pauses attribuables à la mise en tampon.
• Évitez d’ajouter des vidéos et du contenu audio qui se lisent automatiquement.

Références et ressources

Gouvernement du Canada

• Comment créer des documents accessibles dans Microsoft 365 – Boîte à outils de l’accessibilité numérique (canada.ca)
• Annexe : Rendre les documents plus accessibles – Canada.ca
• Infographies (iService.prv) Lien interne
• Foire aux questions (FAQ) sur l’accessibilité – Interne Lien interne
• EN 301 549 Exigences d’accessibilité pour les produits et services TIC – 10. Documents non Web – Normes d’accessibilité Canada

Propre à Excel

• Bonnes pratiques en matière d’accessibilité avec les feuilles de calcul Excel – Support Microsoft
• Classeurs Excel accessibles dans Microsoft 365 – Boîte à outils de l’accessibilité numérique (canada.ca)

Documents (général)

• Mettre en forme les éléments d’un graphique – Support Microsoft
• Tout ce que vous devez savoir pour écrire un texte de remplacement efficace – Support Microsoft

Autres

• Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG) 2.1
• Rendre les médias audio et vidéo accessibles | Initiative pour l’accessibilité du Web (WAI) | W3C
• Des couleurs bien contrastées | Initiative pour l’accessibilité du Web (WAI) | W3C
• Images complexes | Initiative pour l’accessibilité du Web (WAI) | W3C (en anglais seulement)