Meilleures pratiques d’accessibilité pour les documents Excel

À faire...

• Utilisez un langage clair (TermiumPlus - Langage clair [en anglais seulement]) ;
• Connaissez vos destinataires (Le pouvoir des mots) ;
• Choisissez un vocabulaire et des structures simples.

À ne pas faire...

• Ne confondez pas avec un style simplifié ou condescendant ;
• Ne rédigez pas des phrases d’une longueur de plus de 20 mots.

À faire...

Document unilingue.

À ne pas faire...

• Évitez d'utiliser Excel comme manuel ou guide de l’utilisateur, ou encore s’il y a beaucoup de texte ;
• Évitez d'utiliser plus d'une langue dans le même document.

À faire...

• Écrire au long lors de la première utilisation ;
• Écrivez les acronymes en majuscules.

À ne pas faire...

Omettez les points et les apostrophes en écrivant les acronymes.

À faire...

• Formatez votre texte en utilisant les styles de titre prédéfinis ;
• Utilisez un ordre de style approprié (1-2-3) ;
• Modifiez l’aspect du style pour mieux répondre à vos besoins.

À ne pas faire...

• Éviter les grandes quantités de texte en gras, en italique, avec soulignement ou en majuscule ;
• Évitez les titres identiques.

À faire...

• Utilisez une taille de police d'au moins 12 points pour le texte ;
• Utilisez un contraste de couleur suffisant entre le texte et l'arrière-plan (rapport de 4:5:1) ;
• Choisissez des polices sans empattement, telles qu'Arial, Helvetica ou Verdana.

À ne pas faire...

• Évitez d'utiliser un alignement « Justifié » ;
• Évitez les traits d'union ;
• Évitez les séries d'espaces vides, de tabulations ou de retours pour le formatage ;
• Évitez un excès de texte en gras, en italique, avec soulignement ou entièrement en majuscules ;
• Évitez le texte animé.

À faire...

• Utilisez une structure de présentation simple ;
• Spécifiez des en-têtes de tableau clairs et concis ;
• Définissez la ligne d'en-tête ;
• Définissez le nom des plages de cellules.

À ne pas faire...

• Évitez le fusionnement et le fractionnement des cellules ;
• Évitez d’utiliser des cellules, lignes et colonnes vides pour le formatage.

À faire...

• Utilisez un contraste de couleur suffisant entre le texte et l'arrière-plan. Établissez un rapport de contraste d'au moins 3:1 pour le texte en gros caractères (taille de police de 18 points) ;
• Utilisez un style avec des couleurs pour les graphiques. Faites la distinction entre les lignes avec des formes, des textures et des types de lignes.

À ne pas faire...

N'utilisez pas des couleurs pour faire la distinction entre des cellules.

À faire...

• Ajoutez du texte de remplacement pour définir le contenu et la fonction ;
• Identifiez les images avec un numéro de figure et référez-vous à celles-ci par leur numéro ;
• Ajoutez un titre et des étiquettes d'axes pour les graphiques ;
• Ajoutez des tableaux de données pour les objets complexes, tels que les graphiques.

À ne pas faire...

• Éviter de répéter l'information du document dans le texte de remplacement de l'image ;
• Évitez le texte de remplacement de plus de 2 phrases ;
• Ne vous fiez pas exclusivement aux graphiques pour transmettre l'information ;
• Évitez de faire référence aux images par leur aspect ;
• Évitez d'utiliser « image de » ou « graphique de » dans le texte de remplacement ;
• Évitez d'utiliser des images de texte.

À faire...

• Ajoutez un sous-titrage codé ;
• Ajoutez une Vidéodescription - AMI [en anglais seulement] ;
• Ajoutez la transcription du texte.

À ne pas faire...

Évitez les vidéos de longue durée afin de prévenir les pauses et arrêts en raison de la mise en mémoire tampon.

À faire...

• Fournissez un texte descriptif de l'hyperlien (qui indique où celui-ci mène) ;
• Le texte de l'hyperlien doit être clair lorsqu'il est « hors contexte ».

À ne pas faire...

Évitez que les hyperliens affichent des étiquettes banales telles que « cliquez ici » ou « lien vers ».

À faire...

• Donnez des noms descriptifs et uniques à tous les onglets de la feuille ;
• Enlevez les feuilles vides.