Pratiques exemplaires en matière d’accessibilité – Applications Forms et Polls de Microsoft

Introduction

De nombreuses équipes d’EDSC cherchent des façons de communiquer avec leurs collègues à distance dans le cadre de notre nouveau modèle de travail hybride. Les applications Forms et Polls de Microsoft Teams sont des options populaires de technologies de l’information et des communications (TIC) qui rendent les réunions virtuelles plus intéressantes et servent à mobiliser les équipes dont les membres se trouvent à divers endroits à travers le Canada.

Toutefois, pour certains utilisateurs, certaines fonctionnalités des applications Forms et Polls peuvent être difficiles à utiliser, ce qui peut entraîner une expérience moins agréable.

Le Bureau de l’accessibilité des TI est conscient qu’il y a des problèmes avec les applications Forms et Polls. L’équipe des opérations chargée des problèmes liés à M365 de Services partagés Canada gère les listes de suivi des problèmes d’accessibilité de M365. Ces listes de suivi décrivent les problèmes d’accessibilité à régler pour satisfaire aux critères d’accessibilité établis par le gouvernement du Canada.

Services partagés Canada et le fournisseur de produits s’efforcent de faire en sorte que les produits Microsoft utilisés par le gouvernement du Canada soient accessibles pour tous les employés. Entre-temps, le Bureau de l’accessibilité des TI recommande aux équipes d’EDSC d’utiliser une option plus accessible pour leurs formulaires, enquêtes, sondages et questionnaires.

Les équipes d’EDSC qui souhaitent créer des formulaires, des enquêtes, des sondages et des questionnaires sont encouragées à utiliser l’un des formats suivants.

Options accessibles recommandées

Le Bureau de l’accessibilité des TI a dressé une liste d’options qui peuvent être utilisées pour créer des formulaires, des enquêtes, des sondages et des questionnaires pour les équipes d’EDSC.

Format HTML

Lorsqu’il est utilisé en tenant compte de l’accessibilité, le format HTML est l’une des options de TIC les plus accessibles qui soient. Il permet de soutenir de façon optimale les technologies adaptées, et tous les Canadiens peuvent accéder aux documents HTML au moyen de n’importe quel navigateur partout au Canada.

Pour en savoir plus sur la création de formulaires accessibles sur le Web, veuillez consulter le module 6 – Formulaires du cours sur l’accessibilité Web d’EDSC et du Bureau de l’accessibilité des TI. Le cours sur l’accessibilité Web à rythme libre explique aux utilisateurs les raisons pour lesquelles les formulaires doivent être accessibles, donne des exemples de bons et de mauvais codes, et fournit une liste de conseils utiles et de pratiques exemplaires pour coder un formulaire Web accessible.
Les équipes d’EDSC qui souhaitent vérifier l’accessibilité de leur formulaire Web peuvent utiliser la Liste de vérification pour l’accessibilité Web – EDSC/Bureau de l’accessibilité des TI pour évaluer elles-mêmes leur contenu Web.
Les équipes d’EDSC peuvent utiliser des outils de mise à l’essai de l’accessibilité pour tester leur contenu.
- Outils WAVE d’évaluation de l’accessibilité du Web (en anglais seulement).
- axe DevTools (en anglais seulement).
- L’analyseur du contraste des couleurs peut être installé en présentant une demande à l’InfoService national.
Les équipes d’EDSC peuvent demander un audit de l’accessibilité de leur contenu Web en remplissant le formulaire de nouvelle demande du Bureau de l’accessibilité des TI.

Format PDF

Le format PDF rend possible l’ajout de balises aux sections, aux éléments et aux objets d’un formulaire, ce qui permet à tous les utilisateurs, y compris ceux qui emploient des technologies adaptées, de parcourir l’information contenue dans le formulaire PDF, d’interagir avec celle-ci et de la comprendre.

Les équipes d’EDSC qui ont besoin d’aide pour créer ou modifier un formulaire PDF peuvent communiquer avec l’équipe des formulaires électroniques en présentant une demande à l’InfoService national (ISN) adressée à FORMULAIRES ÉLECTRONIQUES WEB.
Les équipes d’EDSC qui souhaitent vérifier l’accessibilité de leur formulaire PDF peuvent utiliser la Liste de vérification de l’accessibilité des documents PDF – EDSC/Bureau de l’accessibilité des TI pour évaluer elles-mêmes le contenu de leurs documents PDF.
Les équipes d’EDSC peuvent demander une vérification de l’accessibilité du contenu de leurs documents PDF en remplissant le formulaire de nouvelle demande du Bureau de l’accessibilité des TI.

Service interactif de recherche des faits (SIRF)

La meilleure option qui s’offre aux équipes d’EDSC pour atteindre un large public et respecter les normes d’accessibilité est le SIRF. Le SIRF existe depuis 17 ans et constitue une excellente option accessible. Les équipes d’EDSC peuvent collaborer avec un membre de l’équipe du SIRF pour mener une enquête interne ou externe.

Les équipes d’EDSC qui veulent obtenir de plus amples renseignements sur le SIRF peuvent consulter la page SharePoint du Service interactif de recherche des faits (SIRF).
Les équipes qui souhaitent présenter une demande à l’équipe du SIRF peuvent le faire en soumettant une requête à l’InfoService national (ISN) adressée au SYSTÈME INTERACTIF DE RECHERCHE DES FAITS (SIRF).

Équipe de planification de la main-d'œuvre

Une autre option pour les équipes d’EDSC consiste à travailler avec l’équipe de planification de la main d’œuvre sur leur page Sondages auprès des employés. L’équipe de planification de la main-d'œuvre produit notamment des sondages éclair et des entrevues de départ auprès des employés. Elle est outillée pour fournir de nombreux services liés aux enquêtes, y compris des conseils et une orientation concernant l’élaboration de celles-ci. Vous pouvez communiquer avec l’équipe de planification de la main-d'œuvre en envoyant un message à sa boîte de réception générale.

Pratiques exemplaires en matière d’accessibilité pour les applications Forms et Polls de Microsoft

Les équipes d’EDSC qui prévoient toujours utiliser les applications Forms ou Polls de Microsoft doivent être conscientes que l’utilisation de ces pratiques exemplaires durant la conception de leur contenu ne garantit pas que tous les utilisateurs n’auront aucun problème avec le formulaire ou le sondage. Comme nous l’avons déjà mentionné, il y a des problèmes d’accessibilité associés aux applications que Microsoft devra résoudre.

En suivant l’information fournie sur les pratiques exemplaires en matière d’accessibilité, les créateurs de contenu d’EDSC contribueront à réduire au minimum les conséquences négatives pour de nombreux utilisateurs.

Connaissez votre auditoire avant de choisir les applications Forms ou Polls de Microsoft.
- Si l’équipe tient une petite réunion et que vous savez que des collègues ont de la difficulté à utiliser les applications, prévoyez l’emploi d’un autre format ou planifiez une activité différente et inclusive pour tous.
- Si la réunion est ouverte et que l’auditoire est inconnu, prévoyez d’utiliser une autre option plus accessible.
- S’il s’agit d’une activité ouverte au public canadien, prévoyez d’utiliser une option plus accessible afin que tout le monde puisse y participer.
Les équipes d’EDSC devraient restreindre leur utilisation des applications Forms et Polls de Microsoft jusqu’à ce que les problèmes d’accessibilité soient réglés par le fournisseur.
Choisissez des titres qui indiquent clairement s’il s’agit d’un formulaire, d’une enquête, d’un questionnaire ou d’un sondage.
Tous les textes doivent être rédigés en langage simple et facile à comprendre.
- Assurez-vous que le niveau de lecture est conforme aux normes d’EDSC.
Fournissez des instructions sur le contenu dans la boîte de description du formulaire.
- Indiquez le nombre de questions.
- Indiquez s'il y a des questions qui nécessitent des réponses ou des questions qui sont facultatives.
Utilisez le bon type de champ de formulaire au moment de créer les questions et les réponses.
- Assurez-vous que les questions sont claires et précises.
- Essayez d’utiliser les types de champs de base comme les zones de texte, les choix ou les dates pour les questions et les réponses.
- Limitez l’utilisation de types de champs plus complexes comme les classements, Likert ou Net Promoter Score.
Indiquez aux utilisateurs comment ils doivent fournir leurs réponses.
- Les réponses à choix multiples doivent être simples et faciles à comprendre.
- Pour les questions qui peuvent avoir plus d’une réponse, utilisez l’option « Réponses multiples » et assurez-vous d’indiquer aux utilisateurs qu’ils peuvent fournir plus d’une réponse.
- Soyez attentif au nombre de choix de réponses présentés – ne surchargez pas les utilisateurs d’options.
- Faites en sorte que les utilisateurs aient suffisamment d’espace pour écrire leurs réponses en incluant une zone de texte « Réponse longue ».
- Pour les questionnaires minutés, assurez-vous de donner suffisamment de temps aux utilisateurs et d’indiquer clairement la limite de temps.
- Lorsque les utilisateurs doivent fournir une réponse à une question, marquez celle-ci de la mention « Obligatoire ».
- Regroupez les questions pour lesquelles une réponse est obligatoire.
- Regroupez les types de champs de questions et de réponses.
Ajoutez du texte de remplacement à toutes les images, y compris les logos.
- Après avoir téléversé l’image, sélectionnez l’icône d’image Microsoft qui ouvrira la zone de texte de remplacement et ajoutez le texte.
- Le texte de remplacement doit fournir tous les renseignements visuels importants présentés par l’image.
- Le texte de remplacement doit compter au maximum 140 caractères (espaces compris).
- Lorsqu’un formulaire comprend une image complexe qui nécessite plus de 140 caractères en anglais ou 170 caractères en français, une description longue sera requise.
- Utilisez des ponctuations lorsque vous rédigez du texte de remplacement, de sorte que les technologies d’assistance fassent des pauses lorsque nécessaire.
Tenez compte des exigences d’EDSC en matière de contraste de couleurs.
- Un rapport de contraste minimal de 4,5:1 est requis pour le texte et l’arrière-plan.
- Le contenu non textuel comme les icônes et les graphiques nécessite un rapport de contraste minimal de 3:1 par rapport aux couleurs adjacentes.
- N’utilisez jamais seulement de la couleur pour présenter l’information.
Évitez de combiner des textes français et anglais.
- Utilisez l’option Multilingue intégrée à Microsoft Forms pour créer du contenu bilingue.
- L’option Multilingue permet aux créateurs de produire du contenu entièrement en français ou entièrement en anglais.
- Les utilisateurs peuvent ensuite afficher le contenu dans leur langue préférée.
- De plus, l’option Multilingue affichera par défaut les boutons de commande et le texte Microsoft dans la langue correspondante.
- Pour en savoir plus sur la création de contenu multilingue à l’aide de Microsoft Forms, consultez la page de soutien Microsoft Envoyer un formulaire dans plusieurs langues.
Assurez-vous d’utiliser l’option Prévisualiser lorsque vous créez votre contenu dans Microsoft Forms.
- En utilisant l’aperçu, les créateurs de contenu peuvent voir comment leur contenu sera affiché pour les utilisateurs.
- Il existe une option permettant de prévisualiser le contenu pour les appareils mobiles.
- De plus amples renseignements sont accessibles sur la page Microsoft Learn Afficher un aperçu et tester une enquête.
Lorsque vous utilisez l’application Polls de Microsoft, choisissez le format Sondage ou Questionnaire de base. Évitez l’option Word Cloud qui est visuellement complexe.
- Si l’option Word Cloud est utilisée, le texte s’affichera dans plusieurs couleurs différentes et les exigences d’EDSC en matière de contraste de couleurs pourraient ne pas être respectées.
- L’option Word Cloud affiche le texte d’une manière non structurée qui peut être difficile à lire et à consulter pour certains utilisateurs.
Pendant une réunion d’équipe virtuelle, désignez une personne qui agira à titre de modérateur pour les formulaires, les enquêtes, les sondages et les questionnaires.
- Le modérateur peut annoncer le moment à partir duquel les participants à la réunion peuvent accéder au contenu.
- Le modérateur peut lire les questions à haute voix et expliquer les options de réponse aux participants.
- Le modérateur peut annoncer le moment auquel le questionnaire est clos et communiquer les résultats.

Ressources supplémentaires

Le Bureau de l’accessibilité des TI a rassemblé des ressources contenant des renseignements supplémentaires sur les applications Forms et Polls de Microsoft Teams.

Soutien pour les utilisateurs de lecteurs d’écran

Les employés d’EDSC qui utilisent un lecteur d’écran peuvent consulter les sites suivants pour obtenir des renseignements précis sur l’emploi de Microsoft Forms avec un lecteur d’écran.

Microsoft a présenté des constatations en matière d’accessibilité

Déclarations d’accessibilité de Microsoft – Effectuez une recherche à partir du nom d’un produit Microsoft pour voir les constatations en matière d’accessibilité du produit en question. Veuillez noter que dans les cas où Microsoft a constaté que ses produits sont conformes aux normes d’accessibilité, cela ne signifie pas qu’ils adhèrent à celles établies par EDSC.

Téléchargez les déclarations d’accessibilité de Microsoft propres à Microsoft Forms :

Microsoft Forms Accessibility Conformance Report EN 301 549 (Word) (en anglais seulement)
Microsoft Forms Accessibility Conformance Report Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) (Word) (en anglais seulement)
Microsoft Forms Accessibility Conformance Report Section 508 (Word) (en anglais seulement)
Microsoft Forms Accessibility Conformance Report EN Summary English (Word) (en anglais seulement)
Microsoft Forms Accessibility Conformance Report Section 508 Summary (Word) (en anglais seulement)