Vous vous absentez? Votre message d’absence de bureau dans Microsoft Outlook est-il accessible?

Que vous soyez en vacances, en congé de maladie, en déplacement professionnel, en formation, en situation de travail à temps partiel ou aux prises avec une urgence imprévue, il est essentiel de rédiger un message d’absence de bureau clair et accessible. Un tel message :

• Informe les autres de votre absence;
• Précise quand ils peuvent s’attendre à une réponse;
• Indique à qui s’adresser en cas d’urgence;
• Favorise une communication inclusive, qui répond à la diversité des besoins.

Comment activer les réponses automatiques

Dans Outlook (bureau)

• Accédez à Fichier > Réponses automatiques (absence de bureau).
• Select Send automatic replies.

Dans Outlook Web

• Allez à Outlook sur le Web.
• Cliquez sur l’icône Paramètres (engrenage) dans le coin supérieur droit.
• Sélectionnez Compte > Réponses automatiques, puis activez Envoyer des réponses automatiques.

Accès rapide

Pour ajouter le bouton « Réponses automatiques » au ruban d’Outlook :

• Allez à Fichier > Options > Barre d’outils à accès rapide.
• Dans le menu déroulant « Commandes courantes », sélectionnez Réponses automatiques.
• Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

Pratiques exemplaires pour rédiger votre message d’absence de bureau

1. Respectez les deux langues officielles. Lorsque vous rédigez votre message, respectez les exigences linguistiques suivantes :
   • Postes unilingues : rédigez en anglais ou en français.
   • Postes bilingues : rédigez en anglais et en français.
     • Si vous êtes au Québec : commencez par le français, puis l’anglais.
     • Si vous êtes à l’extérieur du Québec : commencez par l’anglais, puis le français.
   • En télétravail : utilisez l’adresse de votre lieu de travail désigné (LTD), et non celle de votre domicile.
     • Si votre LTD est au Québec, commencez par le français.
     • Si votre LTD est à l’extérieur du Québec, commencez par l’anglais.
   Important! Les réponses automatiques d’Outlook ne prennent pas en charge les hyperliens ni les signets. Les destinataires ne peuvent donc pas sauter directement à une autre langue. Ajoutez plutôt, au début du message, une mention en texte brut et sans soulignement, comme « Le français suit l’anglais » ou « English follows the French ».
2. Mise en forme du texte. Rédigez en texte brut, avec une police sans empattement (Arial, Calibri ou Aptos), taille 12 pt ou plus. Évitez l’usage excessif de gras, italiques ou soulignements, car cela peut nuire à la lisibilité. Une mise en forme claire rend le message plus facile à lire, s’affiche correctement sur différents appareils et est bénéfique pour les personnes qui préfèrent écouter plutôt que lire.
   Astuce : Rédigez d’abord votre message dans Microsoft Word, puis collez-le dans la zone Réponses automatiques dans Outlook.
3. Langue de vérification. Pour que les outils de technologie adaptée puissent bien interpréter votre message : dans Word allez à Révision > Langue > Définir la langue de vérification, puis sélectionnez Anglais (Canada) ou Français (Canada) en fonction de la langue requise pour le texte. Répétez la procédure pour chaque partie de texte qui est rédigée dans une langue différente.
   Astuce : Pour en savoir plus, consultez l’article du Bureau de l’accessibilité des TI (BATI) portant sur l’accessibilité de vos courriels bilingues grâce à la fonctionnalité de définition de la langue de vérification.
4. Contraste des couleurs. Un contraste élevé améliore la lisibilité, réduit la fatigue oculaire et favorise l’accessibilité pour les collègues et les clients ayant une basse vision ou une forme de daltonisme. Assurez-vous que le texte est bien lisible sur l’arrière-plan.
   Astuce : Testez le contraste entre le texte et l’arrière-plan à l’aide de l’outil « analyseur de contraste couleur ».
5. Restez simple et clair
   • Incluez votre signature complète en français et en anglais. Pour obtenir plus de précisions, consultez les bonnes pratiques en matière de signatures du BATI.
   • Fournissez les coordonnées d’une personne désignée, afin que les gens sachent à qui s’adresser durant votre absence.
   • Évitez d’ajouter des images à votre message d’absence de bureau. Elles sont souvent bloquées, peuvent ne pas s’afficher correctement et risquent d’être identifiées comme du pourriel.

Ressources utiles

• Consultez le modèle bilingue de message d’absence (français en premier) pour vous aider à rédiger votre propre réponse automatique.
• Visitez le site iService pour consulter des exemples de messages d’absence de bureau bilingues, qui peuvent vous servir de point de départ pour personnaliser le vôtre.

Si vous avez besoin d’aide ou avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec nous par l’intermédiaire de l’outil de gestion des demandes ou en nous écrivant à l’adresse suivante : EDSC.TI-IT.A11Y.ESDC@hrsdc-rhdcc.gc.ca.