Questions et réponses sur les documents accessibles

Voici une liste de questions et réponses provenant de participants au cours 'Accessibilité - Création de contenu accessible à l'aide de Microsoft Office 365'.

Question : Quelle peut être la longueur du titre d'un courriel?

Réponse: Selon le site Web de soutien technique de Microsoft, l'objet peut compter 256 caractères. Les caractères supplémentaires seront supprimés. Une pratique exemplaire consisterait à opter pour un objet le plus court et le plus parlant possible.

Question : Comment pouvons-nous ajouter un lien vers un signet dans un courriel « absence du bureau » (comme « l'anglais suit le français »)?

Réponse: Cette fonction a été mise à l'essai et n'est pas offerte dans Outlook 2016 pour l'absence du bureau.

Question : Où pouvons-nous trouver de l'information sur la façon de rendre un document Excel accessible?

Réponse:

Question : Où puis-je trouver de l'information sur la façon de rendre des vidéos accessibles?

Réponse:

Question : Quelles couleurs sont acceptables pour nous assurer d'atteindre le rapport de contraste minimal des couleurs?

Réponse:

Question : Pouvons-nous écrire la véritable adresse courriel avec le symbole @ (par exemple prénom.nomdefamille@hrsdc-rhdcc.gc.ca ) ou plutôt un hyperlien descriptif à la place?

Réponse: Les deux méthodes sont acceptées. La meilleure pratique consisterait à avoir le prénom et le nom de la personne pour l'hyperlien descriptif du courriel.

Question : Que signifie l'acronyme ATS (dans un bloc de signature)?

Réponse: C'est l'acronyme d'appareil téléscripteur, un ancien système téléphonique qui affiche des messages dactylographiés sur une ligne téléphonique; celui-ci est utilisé par les personnes sourdes ou malentendantes.

Question : Pouvons-nous laisser la description alternative (texte de remplacement) vide pour y placer une image « décorative »?

Réponse: Dans Office 365, vous devez écrire « décoratif » parce que si vous laissez le texte de remplacement vide, une personne aveugle (utilisant un lecteur d'écran) entendra « vide ».

Question : Pouvons-nous modifier une table des matières afin qu'elle n'affiche que les styles de titre pour les niveaux 1 et 2?

Réponse: Oui. La table des matières est générée automatiquement à l'aide des styles intégrés utilisés dans votre document. Pour en modifier l'apparence :

Question : Que signifie l'erreur « Incapable d'exécuter le vérificateur d'accessibilité » affichée par le vérificateur d'accessibilité?

Réponse: Cela signifie que votre document est en mode de compatibilité (une ancienne version) que le vérificateur d'accessibilité ne peut pas exécuter. Vous devez utiliser « Enregistrer sous » pour mettre à jour la version actuelle.

Question : Où devons-nous ajouter les pronoms de genre « (elle - she/her) » dans le bloc-signature de notre courriel?

Réponse: Les pronoms relatifs au sexe doivent être sur la deuxième ligne du bloc de signature, conformément à la Norme sur la gestion du courriel (extrait ci-dessous).

Par exemple :

Marie Canadienne
(elle/her-she)

Analyste, Direction générale des services d'infotechnologie

Emploi et Développement social Canada / Gouvernement du Canada

marie.canadienne@hrsdc-rhdcc.gc.ca/Tél. : 819-555-5555/ATS : 819-555-5555

Direction générale de l'innovation, de l'information et de la technologie (DGIIT)

Emploi et Développement social Canada/Gouvernement du Canada

marie.canadienne@hrsdc-rhdcc.gc.ca/Tél. : 819-555-5555/ATS : 819-555-5555

Question : Nous travaillons à plusieurs sur des documents en utilisant le suivi des modifications et des commentaires. De quoi devons-nous tenir compte lorsque nous nous échangeons ces documents?

Réponse: Informez toujours les lecteurs à l'avance que votre document contient un suivi et des commentaires. Si l'utilisateur de l'écran est informé et sait comment procéder, il pourra utiliser le document. Suivi des modifications dans Word avec JAWS [Office365] (en anglais seulement).

Question : L'en-tête et le pied de page peuvent-ils apparaître en noir pur plutôt qu'en gris?

Réponse: Non, puisqu'il s'agit d'une fonction intégrée de Microsoft qui ne peut pas être modifiée.

Question : Quelle peut être la longueur d'un texte de remplacement?

Réponse: Il n'y a pas de limite de caractères. Toutefois, nous suggérons un maximum de deux ou trois phrases. Lorsque vous avez besoin qu'il soit plus long, cela devient une « longue description » qui devrait être incluse dans le document en texte clair (habituellement sous l'image complexe). Veuillez noter que si votre document contient de nombreux éléments non graphiques, un index de ces images pourrait être utile.

Question : Quand devons-nous avoir une table des matières dans un document Word?

Réponse: Comme pratique exemplaire, il est recommandé d'avoir une table des matières lorsque le document est long (plus de six pages) et complexe.

Question : Quand une image est-elle considérée comme complexe?

Réponse: Les images complexes contiennent des renseignements importants - davantage que ceux que nous offrira une courte phrase. Il s'agit généralement :

Dans ces cas, un équivalent textuel en deux parties est requis. La première partie est la description courte (texte de remplacement) de l'image qui, le cas échéant, indique l'emplacement de la longue description. La deuxième partie est la description longue - une représentation textuelle de l'information essentielle véhiculée par l'image, habituellement située juste en dessous de l'image. Source: L'Initiative d'accessibilité du Web est une bonne source de tutoriels sur les images complexes (en anglais seulement).

Question : Où pouvons-nous trouver le raccourci clavier pour Microsoft Office 365?

Réponse: Les liens suivants permettent de télécharger ou ouvrir en ligne:

Question : Une longue description d'une image complexe peut-elle figurer dans les « Notes du conférencier » dans PowerPoint?

Réponse: Oui. Toutefois, vous devez ajouter une note au début de la présentation qui en informe le lecteur.

Question : Une rangée d'en-têtes devrait-elle avoir une taille de police plus grande que le reste du texte dans le tableau?

Réponse: Cela peut être avantageux, mais rien ne vous y oblige.

Question : Les tableaux sont-ils tous considérés comme des éléments non textuels qui nécessitent un texte de remplacement?

Réponse: Oui. Les tableaux tous composés de lignes dessinées, Microsoft considère que ce sont des objets non textuels et qu'ils ont toujours besoin d'un texte de remplacement (texte optionnel).

Question : Quelle taille de police est recommandée pour le bloc-signature dans un courriel?

Réponse: Il est recommandé d'utiliser au minimum une taille de 10 points avec des polices linéales (comme Arial, Vardana, Calibri). À titre de pratique exemplaire, nous suggérons qu'il s'agisse de la même police et de la même taille que le contenu du courriel.

Question : Pouvons-nous utiliser le vérificateur de contraste de WebAIM pour valider le rapport de couleur?

Réponse: Oui, mais cet outil exige que vous connaissiez la valeur hexadécimale des couleurs à valider. Nous vous suggérons plutôt d'utiliser l'outil Colour Contrast Analyser (analyseur de contraste de couleurs). Ouvrez un billet auprès de l'InfoService national pour en obtenir une copie (aucune approbation requise).

Question : Lorsque nous partageons des documents avec une personne qui ne souffre d'aucun handicap, devons-nous tenir compte de l'accessibilité?

Réponse: Oui. Certaines personnes ne parleront jamais de leur handicap parce qu'elles craignent que cela leur cause un préjudice. L'intégration de l'accessibilité dans la conception de vos documents assure un accès égal à tous.

Question : Quelle est la recommandation concernant l'utilisation de cliparts purement « décoratifs » dans les documents?

Réponse: À titre de pratique exemplaire, nous recommandons de limiter la quantité d'images décoratives. Vous devez vous assurer que les images n'apparaissent pas derrière le texte (chevauchement) et devez éviter que le texte sous forme d'image nuise à l'accessibilité.

Question : Pouvons-nous ajouter un texte de remplacement des images dans les courriels ou dans le bloc de signature du courriel?

Réponse: Oui dans le corps du courriel, mais pas dans le bloc signature. Il n'est pas recommandé d'ajouter des images dans le bloc de signature. Vous devez suivre le Programme de coordination de l'image de marque pour de plus amples renseignements. Étapes à suivre pour ajouter un texte de remplacement à une image dans votre courriel :

Question : Existe-t-il une formation sur Adobe Creative Suite (InDesign)?

Réponse: Le Ministère n'offre aucune formation officielle sur InDesign; vous devrez vérifier dans le secteur privé. Notre équipe offre des formations sur l'accessibilité des PDF. Vous devez d'abord accéder à SABA, puis chercher le code de cours : 0000119088

Question : Comment puis-je obtenir une diapositive accessible de type Titre et contenu avec espace réservé sans ajouter de « zones de texte »?

Pour placer du texte accessible sur chaque diapositive, vous devez appliquer un modèle de disposition dans PowerPoint. Voici les étapes :

  1. Placez votre curseur sur la diapositive à « modifier » à partir de l'aperçu de la diapositive (panneau de gauche).
  2. Cliquez avec le bouton droit sur la diapositive miniature.
  3. Sélectionner Disposition.
  4. Sélectionnez le bon type de diapositive (titre ou titre et contenu)
  5. Tapez le texte dans « Espace réservé » pour vous assurer qu'il est accessible.