Lignes directrices pour organiser des réunions virtuelles inclusives et accessibles

La pandémie de COVID-19 a entraîné une nouvelle ère de travail virtuel, ce qui a fait des réunions virtuelles un outil essentiel de communication et de collaboration. Ces réunions virtuelles ont un énorme potentiel de rendre la réunion accessible à tout à tous. Voici quelques lignes directrices qui vous aideront à organiser des réunions virtuelles accessibles et réussies.

Avant la réunion

• Planifier en fonction de l’accessibilité : Tenez compte de l’accessibilité dès que vous commencez à planifier une réunion.
• Offrir des mesures d’adaptation :

  1. Indiquez dans l’invitation que les membres du personnel qui ont besoin de mesures d’adaptation, comme l’interprétation en langues des signes, la traduction en temps réel des communications (TTRC) ou l’interprétation des langues officielles, doivent communiquer dès que possible avec la personne qui organise la réunion. Cette personne doit ensuite s’assurer que les mesures demandées sont obtenues.

     Pour de plus amples renseignements, consultez la page Services CART et interprétation en langues de signes. du Bureau de l’accessibilité des TI (BATI).

  2. Faites le suivi des demandes : Si vous n’êtes pas en mesure de répondre à une mesure d’adaptation en particulier, discutez de mesures de rechange avec la personne qui en a fait la demande. Pour toute mesure d’adaptation spéciale, les participants et participantes devraient communiquer avec la personne qui organise la réunion.

• Offrir plusieurs méthodes pour se joindre à la réunion : Offrez différentes options de connexion à la réunion : numéro de téléphone à composer, participation en ligne ou avec un appareil mobile.
• Prévoir des pauses santé : Planifiez des pauses santé pour les réunions plus longues et assurez-vous qu’elles sont prises au moment convenu.
• Respecter la vie privée : Transmettez le lien vers l'Énoncé de confidentialité d’activités de consultation et de mobilisation d’EDSC afin de rassurer les participants et participantes au sujet de la protection de leurs renseignements.
• Envoyer les documents accessibles à l’avance: : Tous les documents pertinents (courriels, documents et présentations) devraient être distribués aux participants et aux fournisseurs de service une semaine avant la réunion.
• Obtenir des conseils: Consultez le BATI d’EDSC pour obtenir de l’aide sur la création de documents accessibles Vous pouvez faire une demande de service en utilisant l'outil de gestion des demandes.
• Fournir des documents bilingues : Pour les réunions bilingues (anglais et français), fournissez des documents et présentations unilingues dans les deux langues et incluez ce qui suit :

  1. Les notes d’allocution traduites : Les notes d’allocution doivent être traduites, conformément aux recommandations en matière de langues officielles (LO).

  2. Les textes de remplacement : Ajouter du texte de remplacement pour les images et le contenu visuel aidera les participants et participantes ayant une déficience visuelle à comprendre le contenu.

• Effectuer une répétition: Prenez l’habitude d’effectuer une répétition avant les réunions et les événements. Quelques jours avant l’événement ou la réunion, tenez une réunion de simulation avec les fournisseurs de service et les mesures d’adaptation pour vous assurer que tout se déroule bien. Le jour de la réunion, les interprètes et les sous-titreurs devraient se joindre à la réunion une heure avant le début de celle-ci afin de confirmer que les systèmes fonctionnent correctement.

Animation de la réunion

• Utilisez la fonction « Pleins feux » pour mettre en vedette les vidéos des présentateurs et des interprètes. (au besoin)
• Présentez les interprètes et les sous-titreurs au début de la réunion.
• Rappelez aux participants et participantes comment épingler les interprètes et les conférenciers. (au besoin)
• Incluez le lien du service de sous-titrage dans le clavardage au début de la réunion et une deuxième fois environ 10 minutes après le début de celle-ci.
• Activez le sous-titrage pour vous assurer que les personnes sourdes, devenues sourdes ou malentendantes ont accès à l’information présentée. De plus, obtenez la transcription enregistrée de la réunion à la fin de celle-ci. Elle permettra aux participantes et participants de consulter le contenu plus tard. (au besoin)
• Assurez-vous que le mode sourdine et la caméra des participants qui ne doivent pas prendre la parole sont désactivés.
• Encouragez les personnes qui présentent à utiliser la fonction PowerPoint Live au lieu de simplement partager leur écran afin de permettre aux utilisateurs de technologies d’assistance et d’adaptation d’utiliser PowerPoint.
• Demandez aux participants et participantes d’utiliser le clavardage uniquement pour poser des questions. Suggérez-leur d’utiliser la fonction Main levée pour poser des questions ou, s’ils ne peuvent pas utiliser cette fonction, de publier un message dans le clavardage. Lisez à voix haute les messages de clavardage pertinents.
• Assurez-vous qu’une personne responsable de l’organisation de la réunion ou un présentateur surveille le flux vidéo si quelqu’un fait des gestes à la caméra.
• Utilisez le terme « personne handicapée » pour promouvoir un langage respectueux. Consultez les suggestions de mots appropriés pour utiliser un langage respectueux.
• Utilisez un langage clair et simple; évitez le jargon et les acronymes; utilisez des polices de caractères lisibles; et séparez l’information avec des titres et des puces.
• Assurez-vous de recevoir les messages des personnes qui ne peuvent pas être devant la caméra. En effet, certaines personnes peuvent être anxieuses ou avoir d’autres mesures d’adaptation qui les empêchent d’être devant la caméra.
• Après la réunion, envoyez par courriel les documents et liens pertinents qui ont été transmis dans le fil de clavardage.
• Efforcez-vous de terminer la réunion à l’heure prévue pour respecter l’horaire des personnes qui participent.

Familiarisez-vous avec les pratiques exemplaires pour les présentateurs lors de la planification d’activités accessibles.

Si vous avez des questions ou des préoccupations, veuillez communiquer avec l'équipe responsable de l'accessibilité à la TI à l'adresse suivante EDSC.TI-IT.A11Y.ESDC@hrsdc-rhdcc.gc.ca.

Pour en savoir plus sur l’accessibilité et le plan d’accessibilité d’EDSC, veuillez-vous adresser au BATI d’EDSC.

Références

• Directives relatives à l’accessibilité des réunions et événements