Créer un courriel Outlook accessible

Le courrier électronique est un outil de communication essentiel. Il est essentiel de veiller à ce que l'information soit accessible à tous. La création d'un courriel accessible est une étape importante pour s'assurer que votre message est lisible et compréhensible pour les personnes ayant une limitation auditive, visuelle, motrice, cognitive ou autres.

Trucs pour créer un courriel accessible:

  1. Un objet clair et précis: Une ligne d'objet claire et descriptive fournira au destinataire des informations utiles sur l'objet du courriel.
  2. Langage clair: L'utilisation d'un langage simple et clair dans les courriels facilitera la compréhension du message par les personnes en situation de handicaps cognitif. Évitez d'utiliser du jargon ou une terminologie complexe. Utilisez le guide de style du contenu sur Comment utiliser un langage clair et simple pour une information accessible et lisible par tous.
  3. Structure: Utilisez des titres, des points et une liste pour organiser l'information. Cela facilitera la lecture et aidera les personnes utilisant des lecteurs d'écran à naviguer dans le courriel. Vous devez également diviser le texte en courts paragraphes. "Utiliser des titres, styles et listes intégrés à Microsoft pour organiser l'information". Certaines personnes créent ces éléments manuellement et ils ne sont pas accessibles.
  4. Liens descriptifs: Plutôt que d'utiliser des phrases génériques telles que "cliquez ici", "inscrivez-vous ici", "allez ici", etc., utilisez des phrases descriptives qui donnent le titre de la page de destination.
  5. Évitez d'utiliser des tables: Évitez d'utiliser les tables car ils ont une largeur fixe qui peut être difficile à lire pour les personnes qui utilisent des loupes. Si vous utilisez des tables, suivez lignes directives pour assurer que votre table soit accessible.
  6. Texte de remplacement: Ajoutez un texte de remplacement pour décrire les images et les graphiques, afin que les utilisateurs de lecteurs d'écran puissent lire le texte pour décrire l'image aux utilisateurs ayant une limitation visuelle. Le Bureau de l'Accessibilité des TI recommande également que le texte de remplacement ne dépasse pas 140 caractères, espaces compris, pour l'anglais et 170 caractères pour le français. S'il doit être plus long que le maximum, il faut inclure une longue description.
  7. Police et taille accessibles: Utilisez une police facilement lisible et évitez d'utiliser des polices de petite taille. Les polices sans sérif comme Calibri, Arial ou Verdana sont généralement plus faciles à lire que les polices avec sérif comme Times New Roman. La taille du texte doit être raisonnable, en général au moins 12 points, et l'interligne doit être de 1,5 pour la création de courriels.
  8. Sélection des couleurs: Évitez d'utiliser la couleur seule pour transmettre le sens, car cela peut être difficile pour les personnes ayant une limitation visuelle. Le contraste des couleurs du texte doit être supérieur ou égal à 4,5:1. Le contraste des couleurs non textuelles doit être égal ou supérieur à 3:1. Pour vous assurer que les courriels respectent le rapport de contraste, installez sur votre bureau l'Outil Analyse de contraste des couleurs (lien disponible en anglais seulement). Cet outil peut également être demandé à travers l'InfoService national.
  9. Contraste élevé entre le texte et l'arrière-plan: Utilisez un contraste élevé entre le texte et les couleurs d'arrière-plan pour faciliter la lecture du texte.
  10. Pièces jointes: S'il est nécessaire de joindre un fichier à un courriel, assurez-vous que le document joint est accessible. Améliorer l'accessibilité à l'aide du vérificateur d'accessibilité et facilité la lecture et la modification de votre contenu pour les personnes en situation de handicap.
  11. Vérifier l'accessibilité dans Outlook: L'outil de vérification de l'accessibilité permet d'identifier facilement les erreurs d'accessibilité dans le document et propose de résoudre les problèmes.
  12. Outils de correction: Définissez toujours la langue de vérification qui identifie si la langue est le français ou l'anglais lorsque vous écrivez ou modifiez vos courriels. Vous pouvez activer la détection automatique de la langue qui active l'outil de vérification pour la langue en question.

Truc d'accessibilité: N'utilisez pas de vCard. Certains utilisateurs d'Outlook préfèrent utiliser des vCard, ou cartes de visite électroniques, comme signature, mais les lecteurs d'écran ne peuvent pas lire les informations contenues dans les vCard, qui sont donc considérées comme inaccessibles.

Saviez-vous que vous pouvez demander aux gens de vous envoyer un courriel accessible?

Le Bureau de l'Accessibilité des TI propose en permanence des formations sur la manière de rendre vos courriels Outlook accessibles. Inscrivez-vous aux cours sur la création de contenu accessible à l'aide de Microsoft 365.

Guides et Resources:

Vous n'avez pas encore la Suite MS 365 ou Outlook 365? La suite d'installation est maintenant accessible et peut être demandée par l'intermédiaire de l'InfoService national.

Pour toute assistance ou demande de renseignements, contactez-nous à l'adresse suivante: EDSC.TI.SENSIBILISATION-AWARENESS.IT.ESDC@hrsdc-rhdcc.gc.ca